Как сшивать документы лентой

Как сшивать документы лентой

Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов

В начале дополнительно можно вложить листы для внутренней описи. Параметры архивной книги – максимум 32 х 23 см. Используйте специальный нумератор или черный карандаш. Проставьте номера страниц. Их место – в верхнем правом углу лицевой стороны.

Цифры не должны пересекаться с основным текстом. Опись при нумерации за страницу не считается. Что такое коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности и как его самостоятельно рассчитать, вы можете узнать в статье по ссылке.

Составление описи. Запишите в ней: название документа, дату его подшивки, срок его хранения, аннотацию (что содержится в документе и для чего его нужно хранить), список вшитых документов с указанием количества страниц в каждом, данные составителя подшивки. Опись может как вклеиваться на в обложку, так и вшиваться внутрь.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов. Они бывают: На обложке проставляются данные:

  • Название организации.
  • Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
  • Индекс дела.
  • Заголовок дела.
  • Срок хранения.
  • Номер тома.
  • Количество листов в подшивке.
  • Дата составления подшивки.

Каждый комплект документов снабжается описью.

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки.
В ней содержится информация: При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности. Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию.
Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей: Сшить документы можно несколькими способами: Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я

№БГ-3-09/198.

Пункт 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России №536 от 8 ноября 2005 года

«О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

. Пункт 2.2.4. Инструкцию Центрального банка России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», которая была утверждена Приказом №02-213 от 7 декабря 1992 года. Пункты 4, 5

«Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей»

, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г.

Как правильно сшить документы

Сверху на него клеится уже упомянутый небольшой прямоугольник.

№439. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.
Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.

Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской.

Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так:

  1. С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).

Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества.

Для прошивания обычных документов

Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

ответственного лица;

  • место для подписи и ее расшифровки.
    • Официальная форма заявления.
    • Иные документы.
    • Протоколы общего собрания.
    • Устав (для организаций).

    Некоторые документы сшивает и заверяет нотариус.

    Прошитый журнал со штампом Например, формы заявлений для налоговой инспекции. В этом случае нет необходимости самостоятельно сшивать бумаги, потому что всем процессом прошивания и заверки документов будет заниматься специалист нотариальной конторы. При регистрации нового юридического лица прошивание устава и прочих документов производится без печати организации, так как попросту ее еще нет.

    1. исполненные договоры
    2. бухгалтерские регистры;
    3. распоряжения по персоналу;

    Как нужно правильно прошить документы нитками (фото) в 2019 году

    Правильно сшитые документы нельзя подделать и подменить.

    Но такой простой процесс как прошивка бумаг в отношении официальной документации является строго регламентированным процессом. То есть нельзя просто скрепить листы нитками, необходимо соблюсти определенные правила оформления.

    Прошивка документов подразумевает, что документы скрепляются между с собой в надлежащей последовательности.

    Неправильное сшивание может становиться причиной расформирования документов с последующей утратой или подменой листов. В подобной ситуации доказать, что документы были в порядке, практически не реально. В зависимости от важности документов последствия могут стать настоящей катастрофой.

    Для прошивания документов используются степлер, специальное оборудование или нитки. Но самым надежным продолжает оставаться скрепление нитками, поскольку подменить отдельные листы в этом случае не удастся.

    Как сшивать документы лентой

    Проколы должны быть расположены симметрично на расстоянии 3 см и строго вертикально.

    Но прошивая документы, нужно делать это правильно.

    Итак, разбёремся со всем по порядку. Затем в документе (-ах) нужно будет сделать нумерацию листов : предварительно нужно удалить скрепки, затем документы разложить по порядку и пронумеровать с первого листа до последнего.

    3) Заверение сшитого документа Сначала нужно подготовить бумагу-наклейку, сделать это можно, например, в ворде, создав таблицу и заполнив её. Затем распечатываем лист и вырезаем таблицу. Образец: Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (_______________________) лист___ ___________________________________ И.И.

    Иванов Ведь, бывают и спорные ситуации. Суд поддержал налоговую (постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09).

    Даже несмотря на то, что все листы были прошиты и пронумерованы, судьи решили, что Налоговый кодекс требует заверять каждый документ по отдельности. Так что перед тем, как шить, стоит точно узнать, что именно хотят получить контролирующие органы.

    Как правильно оформить сшив многостраничных документов: как и где наклеивать этикетку (обязательно ли на узел), на сколько проколов (три или четыре) сшивать; какими нитками, тесьмой, лентой пользоваться?

    Чем это регламентируется?

    Приятельница работает в организации, где ее попросили такую этикетку наклеивать на сам узелок сшива. Как и где правильно наклеивать этикетку, на сколько проколов (три или четыре); какими нитками, тесьмой, лентой пользоваться? В работе с документами присутствуют и теория, и практика.

    Техника сшивания / прошивания многостраничных документов относится к нашему делопроизводственному ремеслу.

    Поэтому сначала – ответ практический. Оформление заверительной надписи на обороте сшива Примеры того, какие документы нормативные правовые акты требуют сшивать Так, кассовая книга помесячно, поквартально и за год должна быть сшита в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

    Термины и определения»; в настоящее время готовится новая редакция данного стандарта. Вернуться назад Ее правила установлены п. 4.9 ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

    Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Вернуться назад Эти Правила утверждены решением правления Федеральной нотариальной палаты от 18.11.2009 № 11/09 и приказом Минюста РФ от 19.11.2009 № 403 с изменениями.

    Вернуться назад См. ст. 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате. Вернуться назад

    Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

    Размер обложки 229х324 мм, вмещает в себя стандартные листы (в основном А4).

    1. Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
    1. организацию и название документа;

    Сшивать документацию можно многими способами. Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства.